Erfahrungen aus der Einführung von voize bei der Diakonie Hochfranken

Die Diakonie Hochfranken ist ein großer Träger mit rund 1000 Mitarbeitenden in ambulanten, teilstationären und vollstationären Einrichtungen. Anfang des Jahres 2025 entschied sich die Organisation für die Einführung der sprachgestützten Dokumentation voize. Der Zeitpunkt fiel in eine Phase, in der bereits viele strukturelle Veränderungen angestoßen waren, unter anderem durch die neue Personalbemessung (PeBeM). Genau das erwies sich als Vorteil, denn voize ließ sich direkt in die neuen Abläufe integrieren.

Im Gespräch mit Julia Halilovic berichtet Dunja Schmidt, Bereichsleitung Altenhilfe und verantwortlich für die Einführung, wie voize in dieser Situation erfolgreich implementiert wurde.

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„Ich kam von der Veranstaltung zurück und wusste, das brauchen wir“

Julia: Frau Schmidt, gab es einen Moment, in dem Ihnen klar wurde, dass sich etwas ändern muss?

Dunja Schmidt: Einen einzelnen Auslöser gab es nicht. Ich war auf einer Fachtagung zu Digitalisierung und Innovation in der Pflege. Dort wurde voize vorgestellt und ich war sofort begeistert. Das fiel genau in eine Phase, in der wir ohnehin viele Veränderungen hatten, etwa durch neue Vorgaben und die Personalbemessung. Und voize passt genau in diesen Rahmen.

Es löst Themen, die Pflegekräfte tagtäglich belasten: Schreiben, Formulierungen, individuelle Dokumentation. Manche verlassen die Pflege genau wegen dieser Bürokratie. Mir war klar, dass wir etwas brauchen, das spürbar entlastet.

Kurz danach war ich mit einigen Leitungskräften bei einer Fortbildung und erneut wurde voize gezeigt. Die Reaktion meines Teams war eindeutig. Sie sagten sofort: Das brauchen wir. Da war klar: Wir starten jetzt.

Dokumentationsdruck, Zettelwirtschaft und fehlende Individualität

Julia: Was waren die größten Herausforderungen im Alltag?

Dunja Schmidt: Vor allem im Betreuungsbereich fehlte oft die Individualität in den Einträgen. Vieles wurde kopiert oder pauschal ergänzt. Zettel lagen auf den Wagen, Unterarme waren beschrieben und dokumentiert wurde häufig erst am Ende der Schicht im Stationszimmer.

Hinzu kam, dass einige wenige für andere mitschrieben. Das war weder effizient noch fachlich sinnvoll. Heute trägt jede und jeder Verantwortung, und das funktioniert gut.

„Es wurde ein Selbstläufer. Die Mitarbeitenden wollten sofort loslegen“

Julia: Wie lief die Einführung ab?

Dunja Schmidt: Wir haben in zwei Einrichtungen gestartet. Dort war die Motivation am höchsten. Dann haben wir Multiplikatorinnen und Multiplikatoren geschult, aus verschiedenen Berufsgruppen. Pro Einrichtung waren es rund zehn Personen.

Eigentlich wollten wir ihnen eine Woche Zeit zum Ausprobieren geben. In der Realität war das aber nicht möglich. Sie kamen zurück und alle wollten sofort loslegen. Bei Übergaben wurde geübt und ausprobiert. Die Einführung wurde zu einem echten Selbstläufer.

Kleine technische Themen wie hinterlegte Strukturen in Vivendi mussten wir nachjustieren. Das ging schnell, teils im Austausch mit voize, teils direkt in den Einrichtungen. Zwei Monate später konnten wir schon die nächsten Häuser starten.

„Veränderungen gehören zusammen, nicht hintereinander“

Julia: Viele Einrichtungen überlegen, ob sie mit digitalen Neuerungen warten sollten, bis andere Umstrukturierungen abgeschlossen sind. Wie sehen Sie das?

Dunja Schmidt: Wir waren mitten in großen Veränderungen durch PeBeM. Rollen wurden neu definiert, Schichtinhalte mussten angepasst werden. Viele würden sagen, man sollte erst das eine abschließen, bevor man etwas Neues beginnt. Wir haben es bewusst anders gemacht.

Wir haben entschieden, voize parallel einzuführen. Die Schichtinhalte mussten ohnehin neu gedacht werden und voize hat in dieser Phase sofort entlastet. So entsteht gar nicht der Eindruck von „Schon wieder etwas Neues“.

Wenn ein Haus ohnehin in Bewegung ist, ist es sinnvoll, eine entlastende digitale Lösung direkt mitzunehmen, statt später wieder von vorne zu starten. Für uns war das ein großer Vorteil.

Multiplikatorinnen, Führung und echte Begleitung

Julia: Gab es auch Phasen, in denen es schwieriger wurde?

Dunja Schmidt: Natürlich. Nach der ersten Euphorie sind manche wieder in alte Muster gefallen. Dank der monatlichen Nutzungsdaten haben wir schnell gesehen, wann wieder am Schichtende dokumentiert wurde. Manche tippten lieber. Andere hatten Hemmungen, laut einzusprechen, wenn Kolleginnen oder Kollegen zuhören. Das ist völlig normal.

Wir haben vereinbart, dass Multiplikatorinnen und Leitungskräfte regelmäßiger unterstützen, motivieren und gemeinsam ausprobieren. Wichtig war auch, dass sich die Leitungen anfangs stärker einbringen. Sie hatten gedacht, die Multiplikatorinnen tragen alles. Dadurch wussten sie von einigen Problemen gar nichts. Deshalb haben wir Rollen und Kommunikationswege neu sortiert und feste Zeiten für Unterstützung verankert.

Veränderung braucht aktive Begleitung. Sie läuft nicht von allein.

„voize ist jetzt ein fester Tagesordnungspunkt“

Julia: Wie bleibt die Nutzung nachhaltig?

Dunja Schmidt: Wir haben voize fest in die Übergaben aufgenommen. Jeden Tag wird gefragt, wie es läuft und was verbessert werden kann. Auch in unseren Leitungskonferenzen ist voize ein fester Tagesordnungspunkt. Das sorgt für Präsenz, Austausch und kontinuierliche Weiterentwicklung.

Und da voize sich regelmäßig weiterentwickelt, bleibt das Thema lebendig.

Was andere Einrichtungen mitnehmen können

Julia: Was raten Sie anderen Einrichtungen?

Dunja Schmidt: Erstens: Die Motivation im Team nutzen. Wenn die Energie da ist, nicht ausbremsen. Wenn etwas hakt, ruhig bleiben.

Zweitens: Führungskräfte einbinden. Sie müssen sichtbar unterstützen und aktiv begleiten.

Drittens: Mut haben, loszulegen. Digitalisierung passt selten perfekt in einen Zeitplan. Bei uns liefen PeBeM und interne Umstrukturierungen parallel. Gerade deshalb war es sinnvoll, voize direkt mitzunehmen. So entsteht nicht Wochen später der Kommentar „Jetzt kommt schon wieder etwas Neues“. Wenn Veränderungen zusammenpassen, fühlen sie sich für Teams stimmiger an.

Ein digitaler Wandel verläuft selten glatt. Aber gemeinsam gelingt er.

Fazit

Die Diakonie Hochfranken zeigt, wie Digitalisierung in der Pflege gelingen kann. Dank echter Teamenergie, starker Multiplikatorinnen, aktiver Führung und der Bereitschaft, mehrere Veränderungen gleichzeitig anzugehen, wurde die Einführung von voize zu einem Selbstläufer.