Datenschutz­hinweise für Online-Meetings, Telefon­konferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“

1. Zweck der Verarbeitung

1. Wir nutzen MS Teams um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). MS Teams ist eine Microsoft-Office-Anwendung der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat.
2. Es handelt sich um einen chatbasierten Arbeitsraum, der dafür optimiert wurde, mit mehreren Personen an Projekten zu arbeiten. Neben der schriftlichen Kommunikation über den Chat, ist auch der Austausch über die Video- und Telefonfunktion möglich.
   

2. Welche Daten werden verarbeitet?

1. Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Dazu zählen in erster Linie Angaben, die zur Administration des Benutzeraccounts benötigt werden, wie Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort. Darüber hinaus können auch optionale Daten von Ihnen hinterlegt werden. Dies können Angaben zu Ihrer Abteilung, Ihre Telefonnummer oder auch Ihr individuelles Profilbild sein. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting" per Chat, Video oder Telefonat preisgeben. Insbesondere die die im Chat getätigten Texteingaben werden protokolliert und dem/den Kommunikationspartner/n offengelegt. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden zudem während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams"-Applikationen abschalten bzw. stummstellen, sofern diese Funktion von uns nicht für das Meeting abgeschaltet wurde. Neben diesen nutzungsabhängigen Daten können auch weitere Verbindungs- und Telemetriedaten, wie z.B. die IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Daten zur Anrufqualität oder Geräte-/Hardwareinformationen verarbeitet werden.
2. Zusätzlich können auch Support-/Feedbackdaten, z.B. Problembehandlungstickets oder an Microsoft gesendetes Feedback, verarbeitet werden.
3. Bei Einwahl mit dem Telefon können zudem Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit sowie ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.  
4. Eine automatisierte Entscheidungsfindung kommt nicht zum Einsatz.‍

3. Microsoft Teams (Umfang der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen)

1. Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video / Audio an unseren „Online-Meetings“ anbieten.
   
   1. Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft 365 ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.
   2. Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden kann. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen
      Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein
      Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen
      und EU-Standardverträge abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu
      garantieren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen
      Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in
      Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft
      unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die
      Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.
   3. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft unter
      https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter
      https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch
      weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre
      personenbezogenen Daten auch in den USA. EU–Standardverträge mit Microsoft zu
      Microsoft 365 und Microsoft Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.
   4. Die Datenschutzvereinbarung und EU-Standardvertragsklauseln mit Microsoft können Sie unter: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA abrufen.  
2. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Wenn eine Aufzeichnung gestartet wird, ist dies über die Teams-App ersichtlich.
3. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
4. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

1. Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden der voize GmbH verarbeitet werden, ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen sowie der diesbezüglichen administrativen Verwaltung.
2. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Online-Meetings im Rahmen von (Vor-) Vertragsbeziehungen durchgeführt werden bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

5. Empfänger der Daten

1. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, können an den jeweiligen Kooperationspartner des Webinars zur Erfolgsmessung weitergegeben werden. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Mitarbeitenden, Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
2. Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an den Softwareanbieter Microsoft ist dadurch gerechtfertigt, dass wir unsere externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichten, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich unseren Weisungen entsprechend zu verarbeiten. Dies ist auf internationaler Ebene durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln (bei Microsoft das sog. „Data Protection Addendum“) garantiert (https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA)
   
   Weitere Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft erhalten Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
   
   Bei der Anmeldung zu unseren kostenlosen Webinaren verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen) nicht nur zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung, sondern geben diese auch an den jeweils in der Webinarbeschreibung benannten Kooperationspartner weiter. Die Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie derjenigen des Kooperationspartners, Ihnen weiterführende Informationen zu den Webinarinhalten und ergänzenden Leistungen anzubieten. Die Teilnahme am Webinar ist an diese Datenverarbeitung geknüpft. Der Kooperationspartner verarbeitet die erhaltenen Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Sie können der Weitergabe Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). In diesem Fall ist eine Teilnahme am Webinar jedoch nicht möglich.‍

6. Löschung von Daten

1. Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
2. Verwendungsberichte, die z. B. die Einwahldaten und andere Informationen zur Aktivität beinhalten, werden spätestes nach 180 Tagen gelöscht. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-activity-reports und https://docs.microsoft.com/de-DE/microsoftteams/teams-analytics-and-reports/teams-reporting-reference?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH.

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