Papierlose Dokumentation in der ambulanten Pflege – Wie geht das?

Die Umstellung zu mehr Digitalität im Pflegealltag braucht Kreativität und Geduld. Der mobile Pflegedienst der Protestantischen Altenhilfe Westpfalz (PAW) ist bereits mitten auf der Reise zur papierlosen Pflegedokumentation. Lara Lange, examinierte Gesundheits- und Krankenpflegerin des mobilen Pflegedienstes Donnersberg, berichtet von ihren Erfahrungen. 

Weshalb habt ihr euch entschieden, die Pflegedokumentation zu digitalisieren? 

Der ausschlaggebende Grund unsere ambulante Pflegedokumentation zu digitalisieren, war mitunter unsere stetig anwachsende Größe und die damit verbundene Aktenaufbewahrung. Da wir wenig Aufbewahrungsmöglichkeiten haben, war es für uns die sinnvollste Lösung Akten zu digitalisieren.  

Wie habt ihr denn vor der Umstellung zum Digitalen eure Dokumentation organisiert? 

Wir hatten an zwei Stellen Dokumente von unseren Klienten gelagert. Zum einen in einem Ordner direkt beim Patienten vor Ort, dort waren Dokumente wie Berichtsblätter, SIS, Maßnahmenpläne, Verordnungskopien, usw. abgelegt, zum anderen gab es analog zu dem Ordner beim Kunden eine Akte im Büro, hier wurden alle veralteten Dokumente gelagert.

Was sind deiner Erfahrung nach wichtige Voraussetzungen auf dem Weg zur Digitalisierung der  Dokumentation?

Um den Digitalisierungsprozess beginnen zu können, wird ein Programm benötigt, das die digitale Dokumentation unterstützt. In unserem Fall arbeiten wir mit Vivendi NG im Büro und Vivendi mobil in den Touren. Was auch benötigt wird, ist Zeit. Digitalisierung ist mit einem enormen Zeitaufwand verbunden und geht nicht von heute auf morgen. 

Welche Etappen hatte eure Reise? 

Unser erster Schritt zur Digitalisierung hatte wenig mit Vivendi zu tun. Wir digitalisieren seit Jahren die Klientenakten von ausgeschiedenen Kunden und speichern diese auf einem Server. 

Mit der Einführung von Vivendi NG und Mobil wurde der Weg für den Ausbau der digitalen Dokumentation geebnet. Wir fingen im ersten Schritt an, die Klientenakten von aktuellen Kunden zu digitalisieren, indem wir jede Akte aus dem Büro einzeln scannten und in der Dateiablage in Vivendi NG ablegten. 

Im nächsten Schritt führten wir zunächst eine Doppeldokumentation durch, einmal auf unseren Papier-Berichtsblättern und zum anderen direkt in Vivendi mobil. So konnten sich unsere Mitarbeitenden daran gewöhnen, im Handy ihre Dokumentation durchzuführen. Dies führten wir ca. 8 Wochen durch, danach sammelten wir alle Berichtsblätter aus den Akten ein und scannten diese wieder. Nun war es nur noch möglich digital einen Pflegebericht zu dokumentieren. 

Im nächsten Schritt wurden Vitalwerte dann mobil erfasst, auch hier führten wir zu Beginn eine Doppeldokumentation und ließen diese langsam ausschleichen. Auch im Bereich der Vitalwerte dokumentieren wir nur noch digital. 

Wo funktioniert die Digitalisierung deiner Erfahrung nach schon gut und wo ist sie noch ausbaufähig?

Es muss gesagt werden, dass noch nicht die gesamte Dokumentation direkt digital durchgeführt wird. In den Touren wird fast komplett digital dokumentiert. Ausnahme ist unter anderem unsere BTM-Kontrolle, da diese noch nicht digital unterstützt wird. Auch Leistungsnachweise müssen noch in Papierform ausgefüllt werden. Aber auch hier testen schon einige Krankenkassen die digitale Unterschrift des Patienten. Es ist demnach abzusehen, dass auch diese bald nur noch digital ausgestellt wird. 

Im Büro hingegen läuft noch einiges über Papier, das nach der Bearbeitung eingescannt und in die Dateiablage eingepflegt wird. Wir arbeiten daran, Aufnahmen von neuen Klienten direkt digital vor Ort vorzunehmen. Dies geschieht über ein Tablet und die Vivendi mobil App. Pflegevisiten und Beratungsformulare werden noch ausschließlich auf Papier bearbeitet. 

Welche Hindernisse sind dir und deinem Team auf dem Weg zur papierlosen Dokumentation begegnet und wie geht ihr damit um?

Es müssen einige Prozesse umgestellt werden, um die Digitalisierung umzusetzen. Diese Umstellungen waren nicht immer mit Jubel und Freude verbunden. Viele Mitarbeitende waren anfangs skeptisch. Viele wussten nicht, ob sie mit den Handys richtig dokumentieren können, da das Technikverständnis nicht groß ist. Wir konnten allerding alle davon überzeugen es wenigsten zu probieren. Und im Nachhinein kommen alle viel besser zurecht als vorher. Natürlich birgt viel Technik auch viele Probleme für Menschen, die mit der Technik nicht aufgewachsen sind. Deshalb haben wir eine Vivendi Mobil Beauftragte eingerichtet, die bei Fragen und Problemen den Mitarbeitenden zur Seite steht. 

Was hat sich verändert, seit ihr die voize Spracherkennung nutzt? 

Zurzeit sieht unser Dokumentationsprozess wie folgt aus: Unsere Mitarbeitenden dokumentieren Vitalwerte und Berichtseinträge während der Tour digital über das Mobilgerät. Das Büropersonal dokumentiert Telefonate digital über den Computer. Verordnungen, Genehmigungen, Schriftverkehr mit Kassen oder Angehörigen und alle anderen wichtigen Dokumente in Papierform, werden gescannt und direkt in der Patientenakte im Vivendi abgelegt. SIS und Maßnahmenplanung werden  entweder mit der Dokumentationsbeauftragten im Büro zusammen am PC verfasst oder vom Mitarbeitenden am Mobilgerät. Wunddokumentation wird ebenso entweder direkt über das Mobilgerät aufgenommen oder über den Computer. Evaluationen werden ebenfalls von der Dokumentationsbeauftragten im Büro durchgeführt. 
Nun wird dieser Prozess allerdings nochmal vereinfacht und erleichtert, da das Tippen auf den kleinen Mobilgeräten doch manchmal sehr lästig sein kann und vermehrt Zeit in Anspruch nimmt. Wir nutzen seit diesem Monat die voize Spracherkennung. So können Berichte, Vitalwerte, SIS und Maßnahmenplanung vereinfacht als Spracheingabe erfolgen. Wir sind von voize wirklich sehr begeistert. Wir haben eine merkliche Zeitersparnis durch die Spracheingabe und die Mitarbeitenden tippen sich nicht mehr die Finger wund.

Was würdest du anderen in Sachen Digitalisierung gern mitgeben?

Abschließend kann ich nur sagen, es hat sich gelohnt und alle sind mit dieser Entwicklung zufrieden. Wir würden den Weg der Digitalisierung jederzeit wieder genauso gehen. Digitalisierung ist eine Entwicklung vor der man sich nicht verstecken kann, unsere Welt wird zunehmen digitaler und wir als Unternehmen müssen mitziehen. Je früher man das erkennt, desto leichter wird man es am Ende haben. Ich kann nur allen mobilen Diensten, aber auch stationären Einrichtungen ans Herz legen, mit der Digitalisierung von Akten so früh wie möglich zu beginnen. Und hier meine ich nicht nur die Patienten- und Bewohnerakten, sondern auch die Mitarbeiterakten.

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